Zabieramy się do pracy!
Czasami dostaję wiadomości: „Monika, jakim cudem jesteś w stanie zmobilizować się do pracy w domu? Jak organizujesz sobie czas, żeby wykonywać zadania efektywnie?”. Postanowiłam zebrać i spisać w punktach to, co mi pomaga pracować lepiej/szybciej (bo serio, przy dobrych praktykach, można pracować szybciej), więc jeśli zastanawiasz się, jak zwiększyć swoją produktywność i osiągać więcej danego dnia, to idelnie trafiłaś! Kluczem do efektywnej pracy jest odpowiednia organizacja czasu, unikanie rozpraszaczy oraz zastosowanie sprawdzonych technik. Już w czasach szkolnych takie metody ułatwiały mi naukę, więc moge powiedzieć, że ten artykuł to wynik moich wieloletnich doświadczeń. Zapraszam do zapoznania się z 7 SKUTECZNYMI metodami, które pomogą Ci poprawić efektywność pracy i maksymalnie wykorzystać każdą godzinę.
1. Zasada 2-minutowa
Zasada 2-minutowa to prosta, ale bardzo skuteczna technika zwiększania produktywności. Polega na tym, aby wykonywać zadania, które zajmują mniej niż dwie minuty, od razu, gdy tylko się pojawią. To pozwala uniknąć gromadzenia się drobnych zadań, które mogłyby rozpraszać Cię później. Zamiast odkładać je na później, po prostu załatw je natychmiast – poczujesz, że robisz postępy, co zmotywuje Cię do dalszej pracy. Dostajesz maila, który wymaga tylko krótkiej odpowiedzi? Odpisz na niego od razu. Musisz dodać zdjęcie produktu na stronę, a masz je gotowe? Zrób to. Masz zaplanować przygotowany już krótki post na Instagrama lub Facebooka? To ten moment 🙂
2. Przerwy w pracy!
Pracuj w blokach czasowych! Może to wyglądać tak: pracujesz przez 25 minut, a potem robisz 5-minutową przerwę. Po czterech takich cyklach możesz zrobić dłuższą, 15-30 minutową przerwę. Ten system nazywany jest techniką Pomodoro i pomaga w utrzymaniu koncentracji (MEGA WAŻNE), zmniejszeniu zmęczenia i lepszym zarządzaniu energią podczas długich dni pracy. Dzięki regularnym przerwom Twój mózg ma szansę na regenerację, co sprawia, że jesteś bardziej wydajny. Ja osobiście wolę tryb „szkolny” — 45 minut pracy, a następnie 10 minut przerwy. W te przerwy najczęściej „wkładam” krótkie ćwiczenia jogi, wyjście na taras, albo przygotowanie czegoś do jedzenia. Najważniejsze, by mózg i oczy na chwilę odpoczęły od ekranów i bodźców.
3. Planowanie zadań wieczorem
Przyznaję, nie zawsze mi to wychodzi, ale zaplanowanie kolejnego dnia już wieczorem działa cuda! Zamiast rozpoczynać dzień od chaotycznego ustalania priorytetów, mam przygotowaną listę zadań już przed pójściem spać. Dzięki temu od razu po przebudzeniu wiem, co mam do zrobienia i mogę skupić się na realizacji planu. Wieczorne planowanie pozwala także na lepsze wykorzystanie poranków, które są często najbardziej produktywnym momentem dnia. I — co ważne — skupiam się w pierwszej kolejności na zrobieniu jednego albo kilku zadań 2-minutowych. Wtedy zaczynam dzień z dumą, że już odhaczyłam kilka punktów na liście, mózg miał mały rozruch i mogę zaczynać działać z zadaniami większego kalibru.
4. Minimalizowanie rozpraszaczy
To chyba najtrudniejszy w punktów do zrealizowania. Rozpraszacze, takie jak powiadomienia z mediów społecznościowych czy otwarte niepotrzebne zakładki, ale też, gdy pracuję z domu, naczynia na blacie, pranie w koszu na pranie, czy bałagan, naprawdę znacząćo wpływają na moją produktywność. Co robię, by wyeliminować te przeszkody?
- Wyłączam powiadomienia na telefonie i komputerze.
- Używam trybu „Nie przeszkadzać” podczas ważnych zadań.
- Mam uporządkowane, spokojne miejsce do pracy, gdzie łatwo jest mi się skoncentrować (mam oddzielne pomieszczenie na biuro i to właśnie w nim najlepiej mi się skupić, ale często pracuję też w salonie, więc staramy się codziennie wieczór ogarnąć nasz domowy chaos na tyle, by dało się pracować bez konieczności wielkich porządków rano i marnowania czasu).
5. Ustalanie priorytetów
Nie wszystkie zadania mają taką samą wagę. To wiemy. Dlatego, aby skutecznie zarządzać swoim czasem, ustalam priorytety. Możesz zastosować technikę Eisenhowera, która polega na podziale zadań na cztery kategorie:
- Pilne i ważne
- Ważne, ale niepilne
- Pilne, ale nieważne
- Niepilne i nieważne.
Dzięki takiemy podziałowi możesz skupić się na zadaniach, które mają największe znaczenie i unikać marnowania czasu na mniej istotne czynności 🙂
6. Wykorzystywanie narzędzi do zarządzania czasem
Współczesna technologia dostarcza, serio, wielu narzędzi, które mogą znacznie ułatwić organizację pracy. Ja osobiście UWIELBIAM Trello. Pomaga mi w tworzeniu list zadań, wyznaczaniu terminów, ale też w śledzeniu postępów. Używając takich narzędzi, łatwiej jest mieć kontrolę nad zadaniami i zarządzać nimi w sposób bardziej zorganizowany. Tego typu aplikacji jest wiele, jestem pewna, że znajdziesz coś, co sprosta Twoim wymaganiom. Możesz też korzystać ze zwykłego papierowego planera — wiem, że wielu osobom „wykreślanie długopisem” wykonanych zadań o wiele bardziej odpowiada.
7. Regularne przerwy i odpoczynek
BYŁAM W TYM MIEJSCU, KIEDY TO WYDAWAŁO MI SIĘ, ŻE JEŚLI ZROBIĘ SOBIE PRZERWĘ, TO ŚWIAT SIĘ ZAWALI, A JA SIĘ NIE WYROBIĘ. Niestety — pracowanie bez przerw z pozoru wydaje się efektywne. W rzeczywistości natomiast prowadzi do szybkiego wyczerpania i spadku produktywności. Regularne przerwy są kluczowe, aby zregenerować siły i zachować wysoki poziom energii przez cały dzień. Krótkie przerwy co 60-90 minut mogą zwiększyć koncentrację i kreatywność (sprawdziłam na sobie, to DZIAŁA!). Staraj się także dbać o odpowiednią ilość snu – brak odpoczynku to jeden z największych wrogów produktywności.
Podsumowując, kluczem do zwiększenia produktywności jest konsekwentne stosowanie prostych, ale skutecznych technik. Wypróbuj zasady takie jak 2-minutowa czy planowanie zadań wieczorem. Wprowadź te metody w swoje życie, a szybko zauważysz pozytywne zmiany w efektywności swojej pracy.